Introduction Politique de confidentialité
Chez PPG Producer Production Group Inc. (" PPG Partners et/ou PPG "), nous nous engageons à protéger la vie privée de nos clients conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (" LPRPDE ") et à toutes les lois provinciales applicables en matière de protection de la vie privée. La présente politique de confidentialité décrit la façon dont nous recueillons, utilisons et divulguons les renseignements personnels, ainsi que les mesures que nous prenons pour protéger ces renseignements. L'engagement de PPG à maintenir la confiance des conseillers, des clients et des employés se reflète dans notre engagement et notre approche de la protection des informations personnelles.
Afin de permettre aux conseillers et à leurs clients d'accéder à des produits et services d'assurance, nous recueillons certaines informations personnelles les concernant, généralement pour le compte de nos fournisseurs d'assurance. Cette politique s'applique à nos employés, à nos agents généraux associés (AGA) et à tous les prestataires de services tiers avec lesquels nous passons des contrats.
Les principes de la LPRPDE en matière de loyauté de l'information
Ces principes constituent les règles de base pour la collecte, l'utilisation et la divulgation des informations personnelles, ainsi que pour l'accès à ces informations. En plus de ces principes, la LPRPDE stipule que toute collecte, utilisation ou communication d'informations à caractère personnel ne peut avoir lieu qu'à des fins qu'une personne raisonnable estimerait acceptables en l'espèce.
Responsabilité
PPG est responsable des informations personnelles dont il a la charge. Dans le cadre de ce mandat, un responsable de la protection de la vie privée a été désigné pour veiller au respect des principes de protection de la vie privée en élaborant et en mettant en œuvre un programme de gestion de la protection de la vie privée, qui est régulièrement revu et modifié si nécessaire.
Identifier les objectifs
PPG agit en tant qu'intermédiaire entre les courtiers d'assurance et les AGA et les compagnies d'assurance avec lesquelles ils font affaire, en fournissant des services administratifs et de marketing conformément à des contrats écrits. Les politiques de protection de la vie privée des assureurs désignent parfois PPG comme "fournisseur de services". Les assureurs demandent aux AGA d'obtenir, d'utiliser et de conserver certaines informations personnelles essentielles sur les conseillers afin de déterminer leur aptitude initiale et continue à agir en tant que conseiller, d'obtenir des contrats leur permettant de distribuer des produits et de les rémunérer. Ces informations comprennent les antécédents financiers et professionnels ainsi que les informations disciplinaires, juridiques et réglementaires.
PPG obtient des conseillers des informations sur les clients afin de fournir des services et d'accéder aux produits des assureurs. Nos politiques doivent répondre aux normes établies par les assureurs. Les informations personnelles que les conseillers recueillent auprès des clients et qu'ils fournissent à PPG pour les transmettre aux assureurs sont des informations essentielles que les assureurs utilisent pour fournir les services et les produits que les clients ont demandés. Ces informations sont utilisées pour déterminer le risque d'assurance, évaluer l'éligibilité aux produits, administrer ces produits une fois qu'ils ont été achetés et satisfaire à certaines exigences réglementaires. Il peut s'agir d'informations sur la santé, d'informations et d'antécédents financiers et d'informations sur les professions. PPG conserve certaines de ces informations afin d'être en mesure de gérer les affaires, de fournir un service continu aux conseillers et aux assureurs et lorsque la loi l'exige.
Avant la collecte, l'objectif de la collecte est identifié par le biais du formulaire de divulgation du conseiller et de la déclaration de confidentialité et de consentement de PPG. PPG ne recueillera, n'utilisera ni ne divulguera d'autres informations que celles qui sont nécessaires pour atteindre les objectifs spécifiés au moment de la collecte.
Consentement
PPG ne recueille des informations qu'avec le consentement, explicite ou implicite, du client. Les consentements des clients que les assureurs reçoivent peuvent inclure le consentement à nous fournir des informations personnelles, ce qui nous permet de remplir nos obligations contractuelles envers l'assureur. Le plus souvent, nous opérons sur la base du consentement du client que les conseillers reçoivent afin de soutenir leurs activités de vente. Nous pouvons nous appuyer sur le consentement implicite du client lorsqu'un conseiller reçoit le consentement d'un client pour collecter des informations personnelles dans le cadre d'un achat ou d'un changement de police et lorsque nous traitons des informations sur le client demandées par un assureur et collectées par un conseiller. Nous recevons le consentement explicite des conseillers pour obtenir leurs informations personnelles dans le cadre de la sélection et de la conclusion de contrats.
Lorsqu'un conseiller ou un client demande ou utilise l'un des produits ou services que nous mettons à sa disposition, PPG transfère les informations nécessaires par consentement implicite. Si PPG est informé par un assureur qu'un conseiller ou un client a retiré son consentement à l'utilisation et à la conservation des informations personnelles, PPG prendra toutes les mesures nécessaires pour se conformer à la loi. Cela peut nécessiter de mettre fin à notre relation avec le conseiller. Nous donnerons suite aux instructions que nous recevrons de l'assureur concernant le statut du client.
PPG exige l'autorisation du client pour recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels, à quelques exceptions près. Ce consentement est recueilli par le biais de la Déclaration de confidentialité et de consentement du conseiller. Les exceptions sont déterminées par la loi et peuvent inclure des cas où des raisons juridiques, médicales ou de sécurité rendent impossible ou peu pratique l'obtention du consentement. Les clients peuvent retirer leur consentement à tout moment, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles. Les conséquences d'un tel retrait peuvent inclure la possibilité que PPG ne soit pas en mesure de fournir un produit ou de traiter une demande.
Limiter la collecte
PPG ne recueille vos informations personnelles que de manière loyale et légale. Les informations collectées sont limitées aux objectifs identifiés. Le type d'informations personnelles recueillies dépend du type de produit ou de service concerné.
Dans la mesure du possible, PPG recueille les informations des clients directement auprès du conseiller en tant que représentant autorisé. Les informations peuvent être obtenues par l'intermédiaire d'agences gouvernementales, d'autres assureurs et d'institutions financières. Nous pouvons recueillir toutes les informations de santé requises sur les clients auprès du conseiller ou directement auprès du client. Des prestataires de services tiers et d'autres représentants autorisés peuvent également recueillir ces informations en notre nom. Nous recueillons les informations personnelles du conseiller directement auprès de lui, d'autres assureurs et organismes d'assurance, d'agences et d'employeurs actuels et passés.
Les informations personnelles que nous pouvons recueillir sont les suivantes :
- nom, adresse, adresse électronique, numéro de téléphone et autres informations de contact ;
- l'âge, la date de naissance, le numéro d'assurance sociale, les numéros d'identification et le sexe ;
- des informations sur vos préférences, vos revenus, vos actifs ou vos finances personnelles ;
- les dossiers médicaux, les dossiers de crédit, les dossiers de prêt, les dossiers d'emploi, l'historique des assurances ou des transactions ;
- des informations sur vos demandes d'indemnisation ou vos antécédents en matière d'indemnisation ; et
- toute autre information que nous pourrions recueillir avec votre consentement ou comme le permet ou l'exige la loi.
Limitation de l'utilisation, de la divulgation et de la conservation
PPG utilisera et divulguera des informations personnelles pour s'acquitter de ses obligations contractuelles et fournir des informations lorsque la loi l'exige. Nous pouvons divulguer ces renseignements personnels à nos employés ou à nos fournisseurs de services afin qu'ils puissent s'acquitter de leurs tâches, aux assureurs et à toute personne ou organisation à laquelle le consentement a été donné et lorsque la loi l'autorise. Lorsque des informations personnelles sont fournies à des prestataires de services, nous exigeons d'eux qu'ils les protègent conformément à nos politiques et pratiques. Nous pouvons également utiliser des informations personnelles pour proposer des produits et des services que nous pensons susceptibles d'intéresser les conseillers ou les clients, mais nous ne donnerons ni ne vendrons jamais d'informations personnelles à des tiers à des fins de marketing.
Les informations personnelles qui ne sont plus nécessaires pour atteindre le(s) objectif(s) identifié(s) lors de leur collecte sont détruites ou effacées en toute sécurité.
Précision
Toute information personnelle recueillie, utilisée ou divulguée par PPG doit être aussi correcte, complète et à jour que possible pour les raisons pour lesquelles elle est utilisée. Tous les efforts raisonnables sont déployés pour garantir que les informations personnelles collectées et conservées dans le dossier du client sont aussi correctes, complètes et à jour que nécessaire pour les raisons identifiées.
Il incombe au conseiller de veiller à ce que les renseignements personnels qu'il obtient sur lui et sur son client soient aussi exacts et à jour que possible. L'assureur et le conseiller sont tous deux responsables de fournir à PPG les avis de changement qu'ils reçoivent directement. Toute personne peut contester l'exhaustivité et l'exactitude des informations personnelles que nous détenons à son sujet. Nous apporterons toutes les corrections nécessaires aux informations concernant un conseiller qui se révèlent incomplètes ou inexactes et nous informerons les tiers, y compris les assureurs, si nous acceptons d'apporter ces corrections.
Les clients peuvent avoir accès aux informations personnelles que nous détenons en adressant une demande d'accès au conseiller et/ou à l'assureur au nom duquel nous détenons ces informations. Lorsqu'un client souhaite corriger les informations que nous détenons, nous suivons les instructions de l'assureur ou des assureurs dont les produits sont détenus et/ou du conseiller qui est leur représentant autorisé, en fonction des corrections requises. Tout désaccord ou divergence concernant l'exactitude des informations sera documenté.
Garanties
Pour protéger vos informations personnelles contre toute intrusion, divulgation ou utilisation abusive, PPG a mis en œuvre et continue de mettre en œuvre des mesures de protection rigoureuses afin que vos informations personnelles restent strictement confidentielles et soient protégées contre la perte ou le vol, ainsi que contre l'utilisation, la divulgation, l'accès, la copie ou la modification non autorisés.
Les méthodes de protection comprennent des mesures organisationnelles telles que l'exigence d'habilitations de sécurité et la limitation de l'accès au "besoin de savoir", des mesures physiques (par exemple, cartes d'accès aux bâtiments pour les employés, enregistrement des visiteurs et cartes d'identification) et des mesures technologiques telles que l'utilisation de mots de passe et le cryptage (par exemple, l'utilisation de pare-feu, le changement régulier des mots de passe et l'utilisation d'un gestionnaire de mots de passe).
Ouverture
PPG peut mettre à jour cette politique de confidentialité de temps à autre. PPG met à disposition sur son site web des informations sur sa politique de confidentialité et sur les pratiques relatives à la gestion des informations personnelles.
Accès individuel
Les clients peuvent présenter une demande écrite s'ils souhaitent accéder aux informations personnelles que TPPG détient à leur sujet. Après avoir pris les mesures nécessaires pour vérifier l'identité du client, PPG lui accorde le droit d'accéder à ses informations personnelles et de les mettre à jour. Toutefois, si nous ne pouvons pas autoriser l'accès aux informations personnelles du client, nous informerons le client des raisons du refus, des coordonnées de notre responsable de la protection de la vie privée et de son droit de demander une révision dans les 30 jours suivant la notification du refus.
Remise en question de la conformité
Toute question ou préoccupation concernant notre politique de protection de la vie privée peut être adressée à notre responsable de la protection de la vie privée. Les plaintes feront l'objet d'une enquête approfondie et seront traitées par notre responsable de la protection de la vie privée.
Nous contacter :
Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la présente politique ou la manière dont nous gérons vos informations personnelles, veuillez contacter le responsable de la protection de la vie privée, qui est également le responsable de la conformité et qui peut être joint à l'adresse suivante : garry@ppgpartners.ca. Vous pouvez adresser vos questions ou préoccupations par écrit à PPG Producer Production Group Inc. à l'adresse suivante :
203-3135 Moise-Vincent , Longueuil,Québec J3Z 0G7
A l'attention de l'agent de conformité Garry Bott
Plaintes et préoccupations
Nos employés et représentants sont formés pour répondre aux questions ou préoccupations concernant vos informations personnelles. Si vous n'êtes pas satisfait de la réponse de notre employé ou de notre représentant, vous pouvez contacter le responsable de la protection de la vie privée à l'adresse mentionnée ci-dessus.
En outre, toute plainte concernant la protection des informations personnelles doit être adressée au responsable de la protection de la vie privée. Garry Bott à l'adresse garry@ppgpartners.ca
Vous pouvez également contacter le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada. Le commissaire encourage les personnes à tenter d'abord de discuter de leurs préoccupations directement avec l'organisation. Les heures de service sont de 8 h 30 à 16 h 30 (heure de l'Est), à l'adresse suivante :
Sans frais : 1 (800) 282-1376
Téléphone : (613) 947-1698
Télécopieur : (613) 947-6850
ATS : (613) 992-9190
ou par courrier à l'adresse suivante :
30 Victoria Street
Gatineau, Québec
K1A 1H3